Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.
Asunto: RECLAMACIONES RECIBIDAS.- Se emiten disposiciones sobre su registro contable.
A las instituciones de fianzas.
Conforme a lo establecido en el artículo 63 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, esas instituciones deberán llevar al día el registro de las Reclamaciones que reciban de los beneficiarios de las pólizas expedidas. Dicho registro será la base para dar seguimiento a los plazos respecto a la integración de la reclamación, para el pago de lo reclamado y, en su caso, para la constitución de pasivos indicada en la Circular F-6.2 vigente. Por lo anterior, resulta necesario estandarizar el procedimiento de registro contable de las Reclamaciones Recibidas derivadas de las responsabilidades asumidas por esas instituciones, estableciendo los criterios mínimos a los que deberán apegarse para contabilizarlas.
Por lo antes expuesto, esta Comisión con fundamento en los artículos 66 y 67 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, da a conocer las Disposiciones de Carácter General sobre el Registro de las Reclamaciones Recibidas, con independencia de acatar lo establecido en los preceptos legales que se relacionen con dichas reclamaciones:
PRIMERA.- Esas instituciones de fianzas deberán verificar que los escritos de las Reclamaciones Recibidas que se presenten en el domicilio de sus oficinas o sucursales sean originales, firmados por el (los) beneficiario(s) de la(s) póliza(s) de fianza(s) y deberán contener como mínimo los siguientes datos, con el objeto de que esas instituciones cuenten con elementos para la determinación de su procedencia (total o parcial) o improcedencia:
a) Fecha de la Reclamación;
b) Número de póliza de fianza relacionado con la reclamación recibida;
c) Fecha de expedición de la fianza;
d) Monto de la fianza;
e) Nombre o denominación del fiado;
f) Nombre o denominación del beneficiario y, en su caso, el de su representante legal debidamente acreditado;
g) Domicilio del beneficiario para oír y recibir notificaciones;
h) Descripción de la obligación garantizada;
i) Referencia del contrato fuente (fechas, número de contrato, etc.);
j) Descripción del incumplimiento de la obligación garantizada que motiva la presentación de la Reclamación, acompaņando la documentación que sirva como soporte para comprobar lo declarado, y
k) Importe originalmente reclamado como suerte principal, que nunca podrá ser superior al monto de la fianza.
SEGUNDA.- Esas instituciones invariablemente deberán asentar en su contabilidad, en las cuentas de orden 7501.- Reclamaciones Recibidas y 8501.- Reclamaciones Pendientes de Comprobación, los importes que reclamen los beneficiarios y deberán reflejarse en la contabilidad el mismo día en que se presenten.
Para el caso de que el importe reclamado se incremente de tal modo que supere al monto afianzado conforme a la póliza respectiva, deberá observarse lo establecido en la décima y décima primera de las presentes disposiciones.
Toda Reclamación que no satisfaga los requisitos de integración precisados en la anterior disposición se registrará de manera preventiva en la subcuenta 7503.-07.- Reclamaciones Contingentes.- Reclamaciones Pendientes de Integración, apegándose estrictamente a lo indicado en el primer párrafo de la siguiente disposición. Las Reclamaciones aquí registradas no computarán para el cálculo del Requerimiento Mínimo de Capital Base de Operaciones.
Conforme al registro contable indicado en esta disposición, las instituciones de fianzas deberán afectar adecuadamente las subcuentas previstas en el Catálogo de Cuentas en vigor, a efecto de distinguir clara y fehacientemente el origen y estado que guarda la reclamación respectiva; bien sea por la Recepción de Reclamaciones Integradas y Pendientes de Integración, Reclamaciones en Litigio y Contingencias en Litigio.
TERCERA.- Conforme a lo dispuesto por el artículo 93 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, esas instituciones contarán con un plazo de quince días naturales contado a partir de la fecha de recibo de la Reclamación, para que soliciten al beneficiario la información o documentación necesaria relacionada con la fianza motivo de la Reclamación; en este caso, el beneficiario tiene quince días naturales contados a partir de la fecha en que reciba la solicitud respectiva, para proporcionar la documentación e información requeridas y de no hacerlo en dicho término, se tendrá por integrada la Reclamación. Asimismo, si las instituciones de fianzas no hacen uso del derecho a que se refiere el presente párrafo, se tendrá por integrada la Reclamación del beneficiario, debiendo reclasificar contablemente el registro previamente efectuado en la cuenta 7503.- Reclamaciones Contingentes, subcuenta 07.- Reclamaciones Pendientes de Integración, traspasándola a la 7501.- Reclamaciones Recibidas.
En los términos del párrafo anterior, cuando se encuentre debidamente integrada la Reclamación, esas instituciones de fianzas tendrán un plazo hasta de treinta días naturales, contado a partir de la fecha en que fue integrada la Reclamación para proceder a su pago o, en su caso, para comunicar por escrito al beneficiario, las razones, causas o motivos de su improcedencia total o parcial.
Los plazos seņalados en la presente disposición deberán considerarse a efecto de la constitución de pasivo con cargo a los resultados de las afianzadoras por las Reclamaciones Recibidas, conforme lo indicado en el artículo 61 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas y en la Circular F-6.2 vigente. El registro del pasivo seņalado deberá efectuarse con independencia de la permanencia del registro de la Reclamación Recibida en cuentas de orden.
Cuando por causas judiciales o extrajudiciales, esas instituciones tengan conocimiento y certeza de la exigibilidad de pago de importes superiores al monto afianzado, también deberán registrar el pasivo antes referido por el importe superior correspondiente.
CUARTA.- A efecto de llevar en todo momento el control y seguimiento de las Reclamaciones Recibidas, en adición al registro contable de las mismas, esas instituciones de fianzas deberán contar con los expedientes de las Reclamaciones, los cuales deberán contener los datos mínimos expresados en la disposición primera de la presente Circular y el resultado de la evaluación respectiva, así como las fechas de pago o declaración de improcedencia, según corresponda, respaldada con la documentación comprobatoria pertinente.
Cuando existan inconformidades por parte de los beneficiarios como resultado de las evaluaciones que resulten en improcedencia o procedencia parcial de las Reclamaciones Recibidas, tales circunstancias deberán asimismo, formar parte del expediente mencionado en la presente disposición; y en general, deberán conservar la documentación de todas las negociaciones efectuadas entre las partes involucradas.
QUINTA.- Para el caso de las Reclamaciones Recibidas determinadas como procedentes, esas instituciones de fianzas deberán efectuar el pago al beneficiario en el plazo establecido en el artículo 93 fracción I de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas. Una vez hecho el pago respectivo, se cancelará el registro de la cuenta de orden 7501.- Reclamaciones Recibidas, apegándose a las disposiciones establecidas en la Circular F-6.2 vigente para el registro de las Reclamaciones Pagadas.
SEXTA.- Si esas instituciones de fianzas resuelven como improcedente la Reclamación Recibida, deberán cancelar el registro en las cuentas de orden respectivas, debiendo contar en este caso, cuando menos, con el acuse o sello de recibido por parte del beneficiario del escrito donde la afianzadora le comunique las razones, causas o motivos de su improcedencia.
SEPTIMA.- Esas instituciones de fianzas podrán determinar la procedencia parcial de la Reclamación Recibida, debiendo contar con los elementos que justifiquen la cifra determinada como procedente. En este caso, deberán efectuar el pago al beneficiario de conformidad a lo establecido por el artículo 93 fracción II de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, cancelando el registro en las cuentas de orden de Reclamaciones Recibidas por el importe cubierto al beneficiario. En cuanto al remanente, deberá permanecer en las cuentas de orden de Reclamaciones Recibidas, teniendo esas instituciones que contar cuando menos con el acuse o sello de recibido del pago efectuado al beneficiario a efecto de cancelar dicho importe.
OCTAVA.- Cuando exista inconformidad por parte del beneficiario ante la improcedencia o procedencia parcial determinada por esas instituciones de fianzas y haya acudido ante la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros, sometiéndose a su conciliación, arbitraje o ante los tribunales competentes, el procedimiento de registro a seguir será el siguiente:
a) No se deberá modificar el importe registrado en la cuenta de orden 7501.- Reclamaciones Recibidas, hasta en tanto se resuelva el arbitraje o el juicio mediante resolución que hubiere causado estado.
b) Si la resolución arbitral o judicial sobre la improcedencia o procedencia parcial es en contra de esas instituciones de fianzas, deberán efectuar el pago apegándose a lo dispuesto en el artículo 93 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, así como a lo dispuesto en la Circular F- 6.2 vigente.
c) En el caso de resolución a favor de esas instituciones de fianzas sobre declinación de reclamaciones improcedentes, se deberá cancelar el importe total registrado en la cuenta de orden 7501.- Reclamaciones Recibidas. Para el caso de procedencia parcial, adicionalmente a esta cancelación, esas instituciones de fianzas efectuarán el pago respectivo apegándose a lo establecido en la quinta de las presentes disposiciones.
NOVENA.- Tratándose de Reclamaciones efectuadas a través de autoridades judiciales o administrativas, deberán registrarse contablemente como Reclamaciones Integradas, en la cuenta 7501.- Reclamaciones Recibidas.
DECIMA.- Para las Reclamaciones relacionadas con fianzas sujetas a resolución por controversia planteada entre el fiado y beneficiario respectivos, bien sean fianzas de fidelidad, judiciales (penales y no penales), administrativas (fiscales y no fiscales) o de crédito, se registrarán contablemente en la cuenta 7503.- Reclamaciones Contingentes, subcuentas 01.- a 06.- identificadas como Contingencias en Litigio conforme al Catálogo de Cuentas en vigor, siempre y cuando la institución de fianzas tenga el conocimiento y comprobación del litigio entre las partes en controversia.
DECIMA PRIMERA.- Cuando el importe originalmente reclamado como suerte principal, conforme al inciso k) de la primera de las presentes disposiciones, se incremente como consecuencia de las gestiones judiciales o extrajudiciales llevadas a cabo por el beneficiario y que ese importe sobrepase la responsabilidad asumida en la póliza correspondiente, el excedente al importe cubierto por la fianza deberá contabilizarse en la cuenta 7503.- Reclamaciones Contingentes, bajo la subcuenta 08.- Contingencias por Reclamaciones Superiores al Monto Afianzado, con independencia del registro efectuado conforme a la disposición segunda de la presente Circular, debiendo conservarse los registros hasta la total terminación del proceso del reclamo formulado.
Las Reclamaciones registradas en la cuenta 7503.- Reclamaciones Contingentes, conforme a la presente disposición, así como en la disposición décima anterior, no computarán para el cálculo del Requerimiento Mínimo de Capital Base de Operaciones.
DECIMA SEGUNDA.- Será obligación de esas instituciones de fianzas hacer del conocimiento de los beneficiarios, mediante el clausulado de sus pólizas y contratos en la parte relativa a las Reclamaciones, los requisitos mínimos indicados en la disposición primera de la presente Circular a efecto de que los escritos de reclamaciones sean debidamente presentados ante esas instituciones.
La presente Circular entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación y sustituye y deja sin efecto a la diversa F-10.1.4 del 27 de octubre de 1999.
Lo anterior se hace de su conocimiento con fundamento en los artículos 68 fracción VI de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas; 108 fracción IV de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente, la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999.
Atentamente
Sufragio Efectivo. No Reelección.
México, D.F., a 13 de agosto de 2002.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica.