CIRCULAR S-19.1

Mediante la cual se dan a conocer a las instituciones y sociedades mutualistas de seguros, sociedades de auditoría externa y auditores externos que dictaminen sus estados financieros, las disposiciones de carácter general que establecen los requisitos que deben cumplir los auditores externos de las instituciones y sociedades mutualistas de seguros para obtener su registro, las características de su funci ón, así como la forma y términos para la presentaci ón de sus informes.



Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.

CIRCULAR S-19.1

Asunto: AUDITORES EXTERNOS.- Disposiciones de carácter general sobre su registro, funciones y forma y términos para la presentación de sus informes.

A las instituciones y sociedades
mutualistas de seguros, a las
sociedades de auditoría externa,
y a los auditores externos que
dictaminen sus estados financieros .

Con fundamento en los artículos 105 párrafos quinto, séptimo, octavo y noveno y 107 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros; en el artículo 1o. del Reglamento en Materia de Inspección, Vigilancia y Contabilidad de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas; y tomando en cuenta el Reglamento para la Certificación Profesional de los Contadores Públicos emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., como un proceso de calidad para acreditar la validez y actualización de los conocimientos técnico-teóricos y la experiencia para el desarrollo del ejercicio profesional; y considerando que es conveniente que los auditores externos que dictaminen los estados financieros de esas instituciones y sociedades cuenten con la actualización y calidad reconocidas por la profesión de la contaduría pública, esta Comisión ha resuelto emitir las siguientes:

DISPOSICIONES DE CARACTER GENERAL QUE ESTABLECEN LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS AUDITORES EXTERNOS DE LAS INSTITUCIONES Y SOCIEDADES MUTUALISTAS DE SEGUROS PARA OBTENER SU REGISTRO, LAS CARACTERISTICAS DE SU FUNCION, ASI COMO LA FORMA Y TERMINOS PARA LA PRESENTACION DE SUS INFORMES

PRIMERA.- Las instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberán contratar para la dictaminación de sus estados financieros, los servicios de sociedades de auditoría externa que cuenten con personas (en lo sucesivo, auditores externos) que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y en la presente Circular y que cuenten con la aprobación de su consejo de administración.

SEGUNDA.- Los auditores externos que dictaminen los estados financieros de las instituciones y sociedades mutualistas de seguros, deberán presentar los disquetes que contengan los archivos generados de sus informes y comunicados, con apego a la forma y términos contenidos en la presente Circular y mediante los anexos del Sistema de Auditores Externos Financieros (SAEF), sujetándose al Manual del Usuario y a la versión vigente que esta Comisión haya dado a conocer del señalado Sistema.

TERCERA.- Los auditores externos deberán proporcionar a esta Comisión, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la celebración del contrato de prestación de servicios con la institución o sociedad mutualista de seguros de que se trate, y respecto de la sociedad de la que formen parte, la información y documentación que a continuación se indica:

CUARTA.- El auditor externo de las instituciones y sociedades mutualistas de seguros, deberá reunir los siguientes requisitos:

QUINTA.- El auditor externo designado por la sociedad de auditoría externa, no podrá dictaminar los estados financieros de la misma institución o sociedad mutualista de seguros, por más de 5 años consecutivos, pudiendo ser designado nuevamente después de una interrupción mínima de 2 años.

Asimismo, se deberá rotar al personal involucrado en la práctica de la auditoría, a juicio del auditor externo designado para la dictaminación de los estados financieros de la institución o sociedad de que se trate.

SEXTA.- Las instituciones y sociedades mutualistas de seguros, deberán presentar a esta Comisión, a más tardar el 30 de septiembre de cada año, copia certificada por el secretario del consejo de administración del acuerdo en el que se haya aprobado la contratación de los servicios de auditoría externa y fotocopia del contrato de prestación de servicios celebrado. Dicha información deberá presentarse además, cuando exista cambio de la sociedad de auditoría externa contratada, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de la sesión del consejo de administración respectiva, exponiendo las razones que lo motivan. En este caso, esta Comisión podrá dirigirse a la sociedad de auditoría externa que se haya sustituido, para efectos de realizar las consultas que serán necesarias respecto de la auditoría que la misma haya llevado a cabo.

SEPTIMA.- El auditor externo que vaya a dictaminar los estados financieros de instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberá, a la fecha de celebración del contrato de prestación de servicios y durante el desarrollo de la auditoría, cumplir con los requisitos siguientes:

OCTAVA.- El auditor externo de las instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberá registrarse ante esta Comisión, para lo cual deberá presentar la solicitud respectiva por conducto de la sociedad de auditoría externa de la cual forme parte, en el formato que se adjunta a esta Circular acompañada de la siguiente documentación:

NOVENA.- El registro del audito r externo ante esta Comisión quedará formalizado mediante la expedición de una Cédula con vigencia indefinida en tanto dicho registro no le sea revocado por esta Comisión. Para la obtención de dicha Cédula, el auditor externo deberá dar cumplimiento a satisfacción de este organismo a lo establecido en las disposiciones cuarta, s éptima y octava de la presente Circular y estará obligado a notificar por escrito cualquier modificación a los datos proporcionados, a fin de mantener actualizado el registro.

DECIMA.- Dentro del plazo a que se refiere la disposición tercera de la presente Circular, el auditor externo deberá manifestar expresamente a esta Comisión, bajo protesta de decir verdad, que cumple con los requisitos previstos en los numerales 7, 8 y 9 de la disposición cuarta y con los señalados en la Disposición séptima de esta Circular, mediante el anexo número 2 del SAEF.

DECIMA PRIMERA.- Si el auditor externo deja de cumplir con alguna de las obligaciones o de satisfacer alguno de los requisitos establecidos en esta Circular, si sus dictámenes no reúnen las características de alcance y calidad suficientes, o si incurre en faltas graves en el ejercicio de su actividad a juicio de esta Comisión, la misma procederá, previa audiencia a la que se refiere la disposición décima tercera de la presente Circular, a suspender o cancelar el registro respectivo. Asimismo, esta Comisión informará al Colegio de Contadores Públicos de Afiliación, al Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro y a la Secretaría de la Función Pública, las resoluciones definitivas que adopte conforme a esta disposición.

DECIMA SEGUNDA.- Esta Comisión podrá ordenar a la institución o sociedad mutualista de seguros de que se trate la sustitución de la sociedad de auditoría externa o del auditor externo respectivo, cuando se dejen de cumplir los requisitos que prevé esta Circular.

DECIMA TERCERA.- La instauración de un procedimiento vinculado a las resoluciones a que se refieren las disposiciones décima primera y décima segunda, será comunicado por esta Comisión a la institución o sociedad mutualista de seguros y a la sociedad de auditoría externa o al auditor externo respectivo, según corresponda, exponiendo los hechos y argumentos en que funde sus resoluciones. Los interesados podrán exponer lo que a su derecho convenga, dentro de un plazo de 10 días hábiles, contado a partir de la fecha en que hayan recibido la notificación correspondiente. Para tales efectos, esta Comisión escuchará la opinión del Colegio de Contadores Públicos al que pertenezca el auditor externo y del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., la cual deberá ser expresada dentro de los 10 días hábiles siguientes a aquel en que haya expirado el plazo antes mencionado.

DECIMA CUARTA.- La realización del trabajo de auditoría se deberá apegar a las normas y procedimientos de auditoría emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., y a los procedimientos específicos que atiendan a las características particulares de operación de las instituciones y sociedades mutualistas de seguros. Esta Comisión podrá establecer requerimientos adicionales que deban satisfacer las auditorías externas, ya sea de manera general o atendiendo a la problemática particular que presente una institución o sociedad mutualista de seguros.

DECIMA QUINTA.- En todo caso, cuando en el curso de la auditoría, el auditor externo conozca de irregularidades que, con base en su juicio profesional, puedan poner en peligro la estabilidad, liquidez y/o solvencia de la institución o sociedad mutualista de seguros, deberá presentar de inmediato al presidente del consejo de administración, a los comisarios, al contralor normativo y al auditor interno correspondientes, así como a esta Comisión, un informe detallado sobre la situación observada, mediante el anexo número 3 del SAEF.

Asimismo, cuando el auditor externo conozca de la práctica de operaciones prohibidas conforme a lo dispuesto por los artículos 62 y 93 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, o la actualización de alguno de los supuestos a que se refieren los artículos 75 y 97 de dicho ordenamiento jurídico, así como de la realización de operaciones que se aparten de lo establecido en los artículos 34 y 81 de la ley antes citada, deberá proceder conforme a lo señalado en el párrafo anterior.

Con independencia de que esta Comisión, con el acuerdo de su Junta de Gobierno adopte alguna de las medidas previstas por el artículo 31 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, el incumplimiento de la presente disposición dará lugar en términos de la disposición décima primera de la presente Circular, a la cancelación del registro otorgado por la misma, sin perjuicio de las responsabilidades en que el auditor externo pudiera incurrir conforme a las normas aplicables.

DECIMA SEXTA.- Las instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberán pres entar a esta Comisión el dictamen del auditor externo y los informes que a continuación se describen, los cuales deberán incluir, por lo menos la siguiente documentación:

DECIMA SEPTIMA.- Las instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberán presentar a esta Comisión, a más tardar el 31 de octubre del año al que se referirá el dictamen de los estados financieros, un comunicado de avance de auditoría realizado por el auditor externo, el cual deberá hacer alusión a las deficiencias detectadas en la institución o sociedad mutualista de seguros que de no resolverse podrían afectar la opinión a emitir en el dictamen, mediante el anexo número 35 del SAEF.

DECIMA OCTAVA.- Los auditores externos deberán conservar por un plazo mínimo de 5 años la documentación y papeles de trabajo que soporten el dictamen de la auditoría externa. Durante el transcurso de la auditoría y dentro del mencionado plazo de 5 años, los auditores externos estarán obligados a mostrar a esta Comisión los mencionados documentos y papeles de trabajo. En su caso, dichos documentos serán revisados conjuntamente con el auditor externo, para lo cual la propia Comisión podrá requerir su presencia a fin de que éste le suministre o amplíe los informes o elementos de juicio que sirvieron de base para la formulación de su opinión.

DECIMA NOVENA.- La entrega de la información del SAEF, que para los efectos de la presente Circular se identifica con el número de anexo correspondiente de dicho sistema, se realizará en la oficinas de la Dirección General de Informática de esta Comisión, ubicadas en avenida Insurgentes Sur 1971, Torre 2 Norte, 1er. piso, colonia Guadalupe Inn, código postal 01020, México, D.F., de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 horas dentro de los términos señalados en cada caso.

Cuando el día límite para la entrega de dicha información sea inhábil, se considerará como fecha límite el día hábil inmediato siguiente. En caso de que el contenido del Dictamen y la información requeridos, no cumplan con lo establecido en la presente Circular, o se encuentren incompletos serán devueltos a la institución o sociedad de que se trate y se considerarán como no entregados.

TRANSITORIAS

PRIMERA.- La presente Circular entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación y sustituye y deja sin efectos a la diversa S-19.1 del 9 de febrero de 1998 y al Oficio Circular SF-15/02 del 25 de marzo de 2002 y será aplicable a los estados financieros del cierre del ejercicio de 2004.

SEGUNDA.- La certificación del auditor externo a que se refiere la disposición cuarta numeral 2 de la presente Circular, será exigible a partir del 1 de enero de 2004, de conformidad con lo dispuesto por el artículo segundo transitorio párrafo segundo del decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2002.

Los auditores externos que a la fecha de entrada en vigor de las presentes disposiciones cuenten con la certificación a que se refiere la disposición cuarta numeral 2 de la presente Circular, podrán acreditar dicho requisito, a fin de que esta Comisión les otorgue el registro a que se refiere la octava de las presentes disposiciones.

TERCERA.- Los auditores externos que cuenten con el registro ante esta Comisión a la fecha de entrada en vigor de la presente Circular u obtengan su registro con anterioridad al 1 de enero de 2004, deberán comprobar que cuentan con la certificación a que se refiere la disposición cuarta numeral 2 de es ta Circular a más tardar el 31 de enero de 2004.

CUARTA.- El plazo de 5 años a que se refiere la disposición quinta de la presente Circular, se computará a partir del 1 de enero de 1995.

Lo anterior se hace de su conocimiento con fundamento en el artículo 108 fracción IV de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente, la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999.

Atentamente

Sufragio Efectivo. No Reelección.

México, D.F., a 19 de diciembre de 2003.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica.









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