Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.
Asunto: Sistema de Vigilancia Corporativa.- Se comunica su implantación y apego.
A las instituciones y sociedades mutualistas de seguros
Esta Comisión ha desarrollado un Sistema que permitirá capturar, ordenar y enviar los datos relativos a la toma de decisiones corporativas de esas instituciones y sociedades, con el propósito de modernizar la recepción y análisis de esta información.
Por lo anterior, con fundamento en los artículos 107 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, esta Comisión les manifiesta que para el procesamiento de la información deberán apegarse a lo establecido en el Manual de Operación del Sistema de Vigilancia Corporativa (SVC), asimismo, esas instituciones y sociedades deberán presentar la información seņalada en la versión más reciente del Sistema de Vigilancia Corporativa mismo que, en su oportunidad, será proporcionado por esta Comisión en disquete de 3.5" de alta densidad.
La información requerida incluye la correspondiente a accionistas, consejeros, comisarios, principales funcionarios y auditores externos. De igual manera, deberán seņalar las decisiones corporativas tomadas, modificaciones a su capital, reformas a sus estatutos sociales y, en su caso, decretos de dividendos, entre otras, tomadas en acuerdos de asambleas.
Al respecto, esas instituciones y sociedades deberán entregar, por primera vez, el SVC a más tardar el día 20 del mes inmediato posterior a la fecha de publicación de la presente Circular en el Diario Oficial de la Federación y, con posterioridad, en forma trimestral, dentro de los primeros veinte días naturales siguientes al cierre del trimestre de que se trate, con excepción de la información correspondiente al cuarto trimestre, misma que deberá presentarse dentro de los primeros 30 días siguientes al cierre del ejercicio, en el disquete que contenga el Sistema de Vigilancia Corporativa con los datos de la información de los eventos ocurridos durante el trimestre, en las oficinas de la Dirección General de Informática de esta Comisión, sita en avenida Insurgentes Sur 1971, torre 2 Norte, primer piso, colonia Guadalupe Inn, México, D.F., en horario de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 horas.
En el caso de que la fecha límite para la entrega sea en día inhábil, se considerará como fecha límite el día hábil inmediato posterior.
La información a que se refiere la presente Circular la deberán enviar trimestralmente, aun en los casos en que no hubiera movimiento alguno.
Al efecto, deberán presentar un cuaderno engargolado y foliado con los separadores rotulados que a continuación se detallan:
Cuaderno SVC
Separador l.- Carta de presentación.
Carta de Presentación del Sistema de Vigilancia Corporativa, elaborada en formato libre por la institución o sociedad de que se trate, la que deberá contener: fecha de entrega, trimestre que reporta, nombre y firma del funcionario responsable de enviar la información corporativa. Este podrá ser el propio Director General o, en su caso, un funcionario de nivel inmediato inferior que cuente con la aprobación de la Junta de Gobierno de esta Comisión.
Separador 2.- Acuse de recibo.
Acuse de recibo que genera el propio sistema para el trimestre que reporta, conteniendo el nombre y la firma del funcionario responsable de enviar la información corporativa.
Separador 3.- Documentación soporte.
Las instituciones y sociedades anexarán, en este separador, los documentos que comprueben la información contenida en el Sistema. Esta documentación se presentará anexa a una relación firmada por el funcionario responsable, en la que se detallen los documentos soporte, como pueden ser: copia de la publicación de las convocatorias a las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas; copia de las actas de las sesiones del Consejo de Administración; copia de las actas de cada asamblea ordinaria y extraordinaria, en caso de asambleas ordinarias las copias deberán ser del libro de actas y certificarse por el Secretario del Consejo de Administración, y en los casos de asambleas extraordinarias de accionistas, deberán contar con la protocolización ante notario público. Además, remitirán los comprobantes y documentos que acrediten la consumación de los acuerdos tomados, tales como fichas de depósito y asientos contables de capitalización, entre otros.
Esta Comisión podrá solicitar documentación soporte adicional sobre alguna decisión corporativa específica.
Si en algún trimestre no se hubiera presentado cambio alguno a la información previamente entregada, por lo que no existiera documentación soporte a entregar, deberán especificarlo así, por medio de un escrito de formato libre, debidamente firmado por el funcionario responsable del envío de esta información, mismo que deberá integrarse en este separador.
Separador 4.- Observaciones.
En este separador, esas instituciones y sociedades podrán presentar un escrito de formato libre, debidamente firmado por el funcionario responsable del envío de la información, en el cual harán del conocimiento de esta Comisión los acuerdos de asambleas no considerados en el sistema (otros asuntos, aprobación de estados financieros, etc.), así como aquellos eventos que consideren prudente dar a conocer a este Organismo, aclaraciones relativas a la información capturada y declarada, o bien propuestas de mejora al Sistema de Vigilancia Corporativa.
Cabe seņalar, que la información contenida en el Sistema de Vigilancia Corporativa, así como su entrega deberá guardar las siguientes características:
Aquella información recibida que no cumpla con las validaciones consideradas por el propio sistema, será devuelta para su corrección, considerándola como no entregada.
De acuerdo a lo establecido en la presente Circular, esas instituciones y sociedades podrán ser acreedoras a una o más de las sanciones establecidas en la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros por los siguientes motivos:
La presente Circular sustituye y deja sin efecto a la diversa Circular S-20.3 del 14 de enero de 1994 y entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Lo anterior, se hace de su conocimiento, con fundamento en los artículos 107 y 108 fracción IV de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y, de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999.
Atentamente
Sufragio Efectivo. No Reelección.
México, D.F., a 20 de septiembre de 1999.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica.