Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
Que en términos de lo dispuesto por la Ley de Ahorro y Crédito Popular, esta Comisión debe establecer la forma y metodología en que las Federaciones previstas en la Ley de Ahorro y Crédito Popular ejercerán las facultades de supervisión auxiliar respecto de las Entidades de Ahorro y Crédito Popular, y
Que resulta necesario establecer un mecanismo de supervisión auxiliar que, sin restar facultades a la autoridad, permita a ésta efectuar una adecuada supervisión y vigilancia de las Entidades de Ahorro y Crédito Popular, a través de las Federaciones a las que se encuentren afiliadas o con las que tengan celebrado un contrato de supervisión auxiliar, esta Comisión ha resuelto expedir las siguientes:
PRIMERA.- Para efectos de las presentes Reglas serán aplicables las definiciones seņaladas en el artículo 3o. de la Ley de Ahorro y Crédito Popular, y adicionalmente se entenderá por:
I. Confederaciones, en singular o plural, a las Confederaciones a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular;
II. Federaciones, en singular o plural, a las Federaciones a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular;
III. Guía de Supervisión Auxiliar, a los aspectos mínimos que, en relación con lo dispuesto por las presentes Reglas, deberán observar los Comités de Supervisión de las Federaciones en la elaboración de los manuales de supervisión auxiliar respectivos, la cual será emitida por la Comisión;
IV. Ley, a la Ley de Ahorro y Crédito Popular publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de junio de 2001;
V. Supervisor Auxiliar, en singular o plural, a aquellos miembros del Comité de Supervisión que, en términos de las presentes Reglas, sean designados para llevar a cabo las labores de supervisión auxiliar de las Entidades;
VI. Supervisión Extra-situ, a la fase permanente del proceso de supervisión auxiliar que será realizada por los Supervisores Auxiliares en las instalaciones de la Federación correspondiente y que estará compuesta por actividades de análisis y seguimiento, y
VII. Supervisión In-situ, a la fase de inspección del proceso de supervisión auxiliar que será realizada con la presencia física de los Supervisores Auxiliares directamente en las instalaciones de la Entidad, mediante la realización de visitas de inspección en las oficinas, sucursales y demás establecimientos de la misma.
SEGUNDA.- La supervisión auxiliar de las Entidades a que se refiere el artículo 47 de la Ley, será ejercida por el Comité de Supervisión de cada Federación, respecto de aquellas Entidades que se encuentren afiliadas a ésta o bien, que tengan celebrado con ella un contrato de supervisión auxiliar en términos de lo dispuesto por la Sección Cuarta del Capítulo Segundo del Título Tercero de la Ley.
El Comité de Supervisión deberá elaborar y someter a la aprobación del Consejo de Administración de la Federación respectiva, el manual de supervisión auxiliar que contendrá las políticas y lineamientos para llevar a cabo el proceso de dicha supervisión, observando lo dispuesto en las presentes Reglas y ajustándose, como mínimo, a los estándares establecidos en la Guía de Supervisión Auxiliar.
TERCERA.- La supervisión auxiliar tendrá por finalidad revisar, verificar, comprobar y evaluar los recursos, obligaciones y patrimonio de las Entidades, así como las operaciones, funcionamiento, sistemas de control y, en general, todo lo que pudiendo afectar la posición financiera y situación legal de las Entidades, conste o deba constar en sus registros, a fin de que se ajusten a las disposiciones que las rigen y a las sanas prácticas financieras.
Los objetivos generales de la supervisión auxiliar serán los que se enuncian a continuación:
I. Verificar el grado de cumplimiento de la Entidad, respecto de la normatividad vigente emitida por las autoridades y por los Organismos de Integración;
II. Evaluar la condición financiera de la Entidad;
III. Evaluar el grado y perfil de riesgo de las operaciones que realiza la Entidad, incluyendo las políticas de administración integral de riesgos;
IV. Evaluar los procesos, sistemas y controles internos de la Entidad, verificando el cumplimiento de las políticas establecidas por los órganos de gobierno de la misma, incluyendo el proceso crediticio y las medidas para evitar operaciones de lavado de dinero, y
V. Detectar posibles irregularidades en la operación de la Entidad, incluyendo la detección de posibles operaciones de lavado de dinero.
CUARTA.- Para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la Regla Tercera, el proceso de supervisión auxiliar se realizará de conformidad con las políticas y lineamientos establecidos por el Comité de Supervisión, cumpliendo como mínimo con lo establecido en la Guía de Supervisión Auxiliar, y se dividirá en las dos fases siguientes:
I. Supervisión Extra-situ, y
II. Supervisión In-situ.
En su desarrollo, estas fases deberán encontrarse estrechamente vinculadas para coadyuvar a que el proceso de supervisión auxiliar se lleve a cabo con continuidad y eficiencia. Los documentos elaborados como parte de la Supervisión Extra-situ deberán hacerse del conocimiento de los Supervisores Auxiliares encargados de la Supervisión In-situ y viceversa.
QUINTA.- Los Supervisores Auxiliares llevarán a cabo las funciones de Supervisión Extra-situ utilizando la información enviada por las Entidades a solicitud de la Comisión y del Comité de Supervisión de la Federación correspondiente.
Las labores de seguimiento consistirán en mantener una vigilancia continua de los aspectos más relevantes del desempeņo de las Entidades, con la finalidad de que los Supervisores Auxiliares puedan determinar con oportunidad la existencia de incumplimientos a la regulación aplicable, el uso de prácticas financieras poco sanas, o bien, la presencia de inconsistencias o dificultades financieras.
Las labores de análisis consistirán en examinar y comparar periódicamente los principales indicadores financieros de las Entidades, así como en realizar estudios más detallados de la situación financiera de la institución, con el fin de que los Supervisores Auxiliares cuenten con una evaluación objetiva de la condición financiera que mantienen las Entidades bajo supervisión auxiliar.
SEXTA.- De manera enunciativa y no limitativa, las principales tareas que llevarán a cabo los Supervisores Auxiliares dentro de la fase Extra-situ del proceso de supervisión auxiliar, son las siguientes:
I. Verificar que las Entidades entreguen en tiempo y forma, de acuerdo con la normatividad aplicable, la información requerida por las autoridades, así como por la Federación y/o Confederación respectiva, realizando todas las acciones necesarias para coadyuvar a dicho cumplimiento;
II. Verificar la exactitud, integridad y consistencia de la información entregada por las Entidades, instruyendo las correcciones necesarias y asegurando su cumplimiento;
III. Verificar que la administración cumpla cabalmente con las obligaciones legales tales como avisos, actas, publicaciones, otorgamiento y cancelación de poderes, instruyendo las correcciones necesarias y asegurando su cumplimiento;
IV. Revisar mensualmente el cumplimiento de los límites legales contenidos en la Ley, la regulación prudencial y las demás disposiciones aplicables. En caso de incumplimiento de algún límite legal, las Federaciones deberán aplicar las medidas correctivas que garanticen el apego a dichos límites;
V. Examinar en forma permanente el desempeņo y evolución de la Entidad, a fin de conocer la situación de la misma y detectar con oportunidad posibles anomalías, incumplimientos tanto legales como administrativos o situaciones problemáticas o riesgosas;
VI. Dar seguimiento a todas las observaciones derivadas tanto de las actividades de Supervisión In-situ como de las actividades de la Supervisión Extra-situ;
VII. Mantener un contacto habitual con las Entidades en materia de consultas y aclaraciones;
VIII. Realizar una evaluación periódica de la condición financiera global y el perfil de riesgos de la Entidad;
IX. Realizar un análisis financiero mensual de la situación de la Entidad, mediante el estudio individual y comparativo contra el Nivel de Operaciones correspondiente a la misma, del valor y la tendencia de las principales razones financieras de la Entidad, cubriendo aspectos de liquidez, rentabilidad, estabilidad y solvencia, y
X. Detectar puntos específicos de preocupación, sujetos a ser revisados durante la Supervisión In-situ, así como proponer la realización de visitas de inspección extraordinarias para atender algún problema observado.
Los resultados obtenidos por los Supervisores Auxiliares con éstas y otras tareas de Supervisión
Extra-situ, deberán estar debidamente fundamentados a través de papeles de trabajo, expedientes o registros, así como estar documentados adecuadamente mediante los informes, reportes, notas y diversos escritos que se elaboren como producto de los procesos de supervisión.
En particular y de manera no limitativa, los Supervisores Auxiliares deberán elaborar los documentos siguientes:
I. Un informe que contenga el análisis financiero mensual de cada Entidad sujeta a supervisión auxiliar, observando como mínimo los estándares fijados por la Comisión en la Guía de Supervisión Auxiliar, y
II. Un informe trimestral de Supervisión Extra-situ de cada Entidad sujeta a supervisión auxiliar, el cual deberá incluir el análisis financiero del trimestre respectivo y un reporte del seguimiento de las observaciones derivadas de todo el proceso de supervisión auxiliar, tanto Extra-situ como In-situ.
SEPTIMA.- La Supervisión In-situ será realizada con la presencia física de los Supervisores Auxiliares, directamente en las instalaciones de la Entidad, mediante la realización de visitas de inspección en las oficinas, sucursales y demás establecimientos de la misma. Los Supervisores Auxiliares llevarán a cabo las funciones de Supervisión In-situ utilizando la información enviada por las Entidades a solicitud de la Comisión y del Comité de Supervisión de la Federación correspondiente y toda aquella información adicional que se considere necesario requerir específicamente para realizar la visita de inspección.
La Supervisión In-situ estará compuesta por dos etapas sucesivas, la planeación de la visita y la visita de inspección.
La finalidad de la etapa de planeación será que los Supervisores Auxiliares determinen, antes de iniciar la inspección, cuáles serán la finalidad, estrategia, alcance, duración, organización y control de la visita. En esta etapa los Supervisores Auxiliares incorporarán los resultados proporcionados por la Supervisión Extra-situ y, en su caso, detectarán posibles puntos específicos de preocupación con base en la información disponible sobre la Entidad y los resultados de visitas previas.
La etapa de la visita de inspección tendrá por objeto que los Supervisores Auxiliares obtengan un conocimiento detallado y objetivo de las actividades de administración, operación y comercialización de la Entidad, así como de sus operaciones, procedimientos, sistemas, controles internos y grado de cumplimiento de la regulación vigente.
OCTAVA.- De manera enunciativa y no limitativa, a continuación se seņalan las principales tareas que llevarán a cabo los Supervisores Auxiliares dentro de la fase In-situ del proceso de supervisión auxiliar:
I. Revisar el procedimiento de generación de información, verificando la correcta aplicación de los criterios contables vigentes para el registro, valuación, revelación y presentación de operaciones;
II. Corroborar la existencia de una adecuada documentación que respalde las operaciones activas y pasivas de la Entidad;
III. Verificar el cumplimiento de la regulación prudencial y otras disposiciones legales aplicables en cuanto a operaciones, límites, procedimientos y tenencia accionaria, entre otros;
IV. Revisar la estructura organizacional de la Entidad, verificando que ésta se apegue a la normatividad aplicable y a las políticas internas de la propia Entidad, y corroborar que los funcionarios de la Entidad se encuentren debidamente acreditados y cumplan los requisitos establecidos en las normas aplicables;
V. Verificar la existencia de sistemas adecuados de control interno y de los manuales correspondientes, revisando el apego a dichos controles y manuales, así como la observancia de sanas prácticas en la operación y funcionamiento de las Entidades;
VI. Examinar los procedimientos y sistemas internos de la Entidad, con especial énfasis en los aspectos relativos al proceso crediticio, la administración de riesgos y la prevención de operaciones de lavado de dinero;
VII. Verificar que los sistemas automatizados y el soporte informático con que cuente la Entidad sean confiables y adecuados a las características de las operaciones que realice la misma;
VIII. Comprobar que las observaciones realizadas y las anomalías detectadas ya sea por la Supervisión Extra-situ o por anteriores visitas de inspección, hayan sido debidamente atendidas o corregidas, y
IX. Investigar los asuntos específicos planteados por la Supervisión Extra-situ o derivados del proceso de planeación, así como las operaciones relacionadas con quejas o denuncias.
Los resultados obtenidos por los Supervisores Auxiliares con éstas y otras tareas de Supervisión In-situ, deberán estar debidamente fundamentados a través de papeles de trabajo, expedientes o registros, así como estar documentados adecuadamente mediante los informes, reportes, notas y diversos escritos que se elaboren como producto de los procesos de supervisión auxiliar.
En particular y de manera no limitativa, los Supervisores Auxiliares deberán elaborar los documentos siguientes:
a) Un reporte de avance mensual del programa anual de visitas que incluya, en su caso, las desviaciones respecto del programa y las causas que originaron dichas desviaciones, y
b) Un informe de inspección de cada visita realizada a una Entidad sujeta a supervisión auxiliar, observando los estándares mínimos fijados por la Comisión en la Guía de Supervisión Auxiliar.
NOVENA.- Todos los documentos y materiales de soporte derivados tanto de la Supervisión Extra-situ como In-situ que realicen los Supervisores Auxiliares, así como los sistemas automatizados, registros, técnicas, herramientas y demás elementos pertinentes para su realización, deberán encontrarse disponibles para la consulta o revisión por parte de la Comisión.
DECIMA.- Para cumplir con las tareas y objetivos seņalados en las Reglas Séptima y Octava, el Comité de Supervisión estará facultado para programar y realizar visitas de distinta naturaleza o tipo. Dichas visitas serán las siguientes:
I. Visita de Inspección Ordinaria Integral.- Se entenderá como visita de inspección ordinaria integral aquella durante la cual se revisen, cuando menos, todos los aspectos seņalados por la Comisión en la Guía de Supervisión Auxiliar y los asuntos específicos detectados durante la Supervisión
Extra-situ y la planeación de la visita, o bien, derivados de visitas anteriores. Estas visitas se programarán previamente considerando el Nivel de Operaciones y situación financiera de las Entidades bajo supervisión auxiliar.
II. Visita de Inspección Ordinaria Específica.- Se entenderá como visita de inspección ordinaria específica aquella durante la cual la revisión se limita al examen exhaustivo y la comprobación detallada de algunos aspectos particulares. Estas visitas se programarán previamente con base en la problemática detectada en los diagnósticos de Supervisión Extra-situ y las visitas anteriores.
III. Visita de Inspección Extraordinaria.- Se entenderá como visita de inspección extraordinaria aquella realizada fuera del programa regular de visitas con la finalidad de revisar situaciones problemáticas determinadas, verificar el cumplimiento de instrucciones emitidas por la Comisión o la Federación respectiva. Estas visitas serán motivadas cuando durante la supervisión auxiliar de las Federaciones o durante la supervisión directa de la Comisión se detecte algún riesgo excepcional en alguna Entidad, entendiéndose como riesgo excepcional la presencia de cierto aspecto que afecte o pueda afectar de manera significativa la estructura financiera de dicha Entidad y la atención de quejas o denuncias provenientes de la administración de la misma o las autoridades competentes.
Los resultados correspondientes a cada una de las visitas anteriormente descritas deberán registrarse en un Informe de Inspección.
El Comité de Supervisión deberá elaborar un programa anual de visitas de inspección ordinarias (integrales y/o específicas) y, en su caso, deberá realizar las modificaciones posteriores a éste, explicando las causas que originaron dichos cambios. Será responsabilidad del Comité de Supervisión enviar a la Comisión tanto el programa anual mencionado como sus posteriores modificaciones, dentro de los diez días hábiles posteriores a la fecha en que sean aprobados por dicho Comité. El programa anual deberá enviarse a la Comisión en el mes de enero de cada aņo.
Anualmente el Comité de Supervisión deberá realizar, cuando menos, una visita ordinaria específica, así como las visitas extraordinarias que juzgue necesarias, a aquellas Entidades respecto de las cuales ejerza funciones de supervisión auxiliar. No obstante lo anterior, cada dos aņos deberá realizarse una visita ordinaria integral a cada una de dichas Entidades, no resultando obligatoria la realización de una
visita ordinaria específica durante el aņo en que se efectúe dicha visita.
Tratándose de Entidades de reciente creación será obligatorio para el Comité de Supervisión realizar una visita ordinaria integral en el primer aņo de operaciones de dichas Entidades.
En todos los casos, será responsabilidad del Comité de Supervisión presentar ante la Comisión los Informes de Inspección dentro de los veinte días hábiles posteriores a la fecha en que se cierre la visita de inspección correspondiente. Asimismo, será responsabilidad del citado Comité informar con oportunidad al Consejo de Administración de la Federación respectiva, acerca del programa anual de visitas de inspección y las posibles modificaciones a dicho programa, así como informar al propio Consejo, al menos trimestralmente, sobre los avances registrados respecto del programa y los resultados obtenidos en las visitas de inspección realizadas durante el trimestre.
DECIMA PRIMERA.- En la realización de las visitas de inspección a que se refieren las Reglas Séptima y Octava, los Supervisores Auxiliares que el Comité de Supervisión designe al efecto, deberán cumplir, como mínimo, con las reglas de Protocolo de Conducta establecidas en la Guía de Supervisión Auxiliar, a fin de garantizar que su actuación se ajuste a las atribuciones propias de su función y que las Entidades colaborarán con los Supervisores Auxiliares conforme lo seņala la Ley.
La Comisión, en ejercicio de sus facultades de supervisión, podrá participar cuando lo considere oportuno o conveniente en la realización de las visitas de inspección a que se refieren las Reglas Séptima y Octava, informando tal determinación a la Federación correspondiente, y designando a los funcionarios que se integrarán con los Supervisores Auxiliares de dicha Federación.
UNICA.- Las presentes Reglas entrarán en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Atentamente
México, D.F., a 28 de noviembre de 2002.- El Presidente de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, Jonathan Davis Arzac.- Rúbrica.